1.了解老板的溝通習慣

　　每個(gè)人都有自己習慣的溝通模式。比方說(shuō)有的老板喜歡親力親為走動(dòng)式管理，晃到你身邊時(shí)跟你討論工作狀況。也有的老板習慣遠程遙控，希望透過(guò)Email或是簡(jiǎn)訊隨時(shí)知道最新?tīng)顩r。也有老板習慣開(kāi)會(huì )，平時(shí)你發(fā)一堆Email他根本不會(huì )看，非要等開(kāi)會(huì )時(shí)才會(huì )細細傾聽(tīng)。也有老板希望能在電腦的管理系統上主動(dòng)檢視工作或專(zhuān)案的進(jìn)度狀況。既然大家習慣都不同，我們就該以他習慣的方式來(lái)跟他溝通。

　　這其實(shí)不單單只是習慣配合而已，而是每個(gè)人有各自擅長(cháng)的資訊接收模式。在我之前的文章中有提到：“每個(gè)人性格與成長(cháng)環(huán)境不同，培養出跟世界接觸的核心技能會(huì )不同。有人會(huì )仰賴(lài)視覺(jué)取得資訊(在思考時(shí)把資訊轉回視覺(jué)訊息)、有人仰賴(lài)聽(tīng)覺(jué)思考…。這造成同樣是文字、圖形資訊、話(huà)語(yǔ)、或是數字資訊，每個(gè)人接受的程度都有落差。你不用他習慣的方法溝通，他可能根本聽(tīng)不懂。”

　　所以我們應該要盡快摸清楚自己主管習慣怎么樣的溝通模式。選擇正確的方法，才能確保我們想傳達的訊息能在訊息干擾最小的狀況下傳遞出去。畢竟語(yǔ)言文字這東西，已經(jīng)不能百分百傳遞我們的思想了，要是還因為對方不善于某種接收方法而造成進(jìn)一步的折損，不就可惜了嗎?

　　2.讓溝通是一種固定的習慣

　　要讓老板安心的另一個(gè)重點(diǎn)，就是讓他減少“意外感”。所謂意外感，就是會(huì )讓對方產(chǎn)生非預期反應的因子，這包含時(shí)間上的意外感、狀況上的意外感、還是模式上的意外感。

　　如果可以時(shí)間最好固定。要回報工作進(jìn)度，都是特定每周的某一天的某個(gè)時(shí)段。慢慢的當時(shí)間一到，老板就會(huì )開(kāi)始預期你會(huì )提供相關(guān)的資料。每次都看到、每次都能讓他輕易理解狀況，自然會(huì )開(kāi)始累積對我們的信任與安心感。

　　此外，模式最好也固定。一旦找出老板最習慣的溝通模式，就請盡量固定以那個(gè)方式來(lái)回報最重要的事情。不要有些事情寫(xiě)Email、有些事情傳簡(jiǎn)訊、有些事情又在會(huì )議上報告，太繁雜的溝通模式讓對方無(wú)所適從外，有時(shí)候緊急要找資料找不到(翻遍了Email才發(fā)現你是用Line回報的)，這火氣也會(huì )出到我們頭上的。

　　3.有問(wèn)題盡快主動(dòng)溝通

　　工作上很多紛爭，其實(shí)來(lái)自于資訊不透明。老板把一份工作交給你，兩周過(guò)去什么進(jìn)展都沒(méi)聽(tīng)說(shuō)，他有可能感到焦慮。找你進(jìn)來(lái)問(wèn)話(huà)時(shí)脾氣可能就不太好，一聽(tīng)進(jìn)展又不順，很可能就勃然大怒。若你平時(shí)都主動(dòng)讓他知道進(jìn)度，甚至主動(dòng)告知壞消息，狀況可能反而會(huì )大不相同。

　　這有點(diǎn)反直覺(jué)，是吧?

　　很多人是看到老板就躲，老板若沒(méi)問(wèn)，盡量不讓他知道目前工作的進(jìn)度。要是工作有問(wèn)題，更是盡量不說(shuō)。因為心里會(huì )想說(shuō)：“老板平時(shí)忙，不會(huì )注意到自己，就盡量別引起他注意。反正問(wèn)題早講一定也會(huì )被罵，那還不如盡量掩蓋，等到哪天包不住再說(shuō)。每天被罵，還不如最后被大罵一次就好。”所以很多人工作出小問(wèn)題時(shí)都不講，等到真的救不回來(lái)或是實(shí)在來(lái)不及，才出面認罪。

　　老板這時(shí)候通常吃驚又生氣。雖然他因為頭已經(jīng)洗了一半，沒(méi)辦法真的拿我們怎么樣，就算罵也真的就罵這一次?？墒俏覀兤鋵?shí)沒(méi)有賺到什么，因為長(cháng)期而言，我們在他心中的信用可能也消耗光了，日后要說(shuō)服他、影響他的籌碼可能也都沒(méi)了。

　　比較好的方式，反而是過(guò)程中有碰到什么狀況，盡快讓他知道。雖然他一開(kāi)始可能會(huì )不高興，但若你能把問(wèn)題擺平，老板會(huì )覺(jué)得你很不錯。就算問(wèn)題沒(méi)有辦法消弭，他也不會(huì )因為“突然的驚嚇”而爆怒?；蛟S最后這工作還是不如預期，但最少不會(huì )失去他對自己的信任。這可能才是最好的溝通形式。

　　4.提供全貌但不羅唆

　　雖然我鼓勵大家提供目前手上工作進(jìn)展的全貌，可是并不是要你每天花幾小時(shí)鉅細靡遺的把每件事情的來(lái)龍去脈都交代清楚。主管通常都很忙，也未必有興趣了解每個(gè)小細節。我們定期跟他溝通目前工作的進(jìn)展必須要盡量講重點(diǎn)。如果是口頭回報，盡量在兩三分鐘內交代清楚。如果是文字回報，盡量不要超過(guò)500字。寫(xiě)的講的太長(cháng)了，他可能沒(méi)耐心全部看完聽(tīng)完，最后等于還是什么都沒(méi)被他接收到。那這溝通還是等于沒(méi)有進(jìn)行。

　　而且這也是對我們整個(gè)溝通能力的訓練。本來(lái)我們就該盡量讓復雜狀況能簡(jiǎn)化描述，而不是得花三十分鐘交代前因后果來(lái)龍去脈。把復雜事情能簡(jiǎn)化，也能讓別人更覺(jué)得我們專(zhuān)業(yè)!所以盡量提供狀況的回報，但不要讓主管不耐煩、也盡量把不必要的細節作些刪減。只講重點(diǎn)，也僅提供關(guān)鍵資訊!畢竟如果老板真想知道細節，他一定會(huì )再來(lái)問(wèn)我們的!

　　5.不要只是講理與辯論

　　另一個(gè)會(huì )在某些人身上看到的錯誤，是花太多力氣講理與辯論。什么意思呢?就是有時(shí)候工作犯了錯誤，會(huì )先花很多力氣去想藉口。等到老板找我們討論時(shí)，

　　會(huì )慌忙連珠炮的解釋?zhuān)?ldquo;這不是我的錯，我是照著(zhù)你之前的指令做”、或是“我盡力了，都是隔壁部門(mén)的XXX不配合...”。換句話(huà)說(shuō)，我們可能擔心老板會(huì )責怪我們，所以趕快想好理由，并在他還來(lái)不及罵我們前，趕快把藉口丟出來(lái)。甚至盡量要理直氣壯，才顯得我們的無(wú)辜與努力。

　　這方法未必一定不好，畢竟有時(shí)候在大公司中，我們的直屬主管不是直接經(jīng)營(yíng)者，你有個(gè)好藉口給他，他也好跟他上面的主管回報。但我得說(shuō)，在80%的情境下，講太多藉口，反而可能讓聽(tīng)的人心煩。主管可能只是想找自己一起謀求解決方案，但自己太害怕了，花太多時(shí)間爭執藉口，反而讓主管生氣。

　　所以我其實(shí)建議，當有問(wèn)題發(fā)生時(shí)，先不要急忙的撇清責任講一堆藉口。因為也可能老板更重視怎么把問(wèn)題排除，怎么把事情作對。你如果能把問(wèn)題處理好，之后很可能也不用花心思談藉口。但若我們最終無(wú)法把問(wèn)題解掉，就算丟出一堆藉口，老板可能還是對我們失去信任。既然如此，何必花力氣作這種吃力不討好的事情?